Quy trình quản lý trả hàng (RMA) trong nền tảng e-commerce Magento 2

MỞ ĐẦU

Bài viết nằm trong loạt bài Khám phá Magento của CO-WELL ASIA.

Bài viết này chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu quy trình xử lý trả hàng trong nền tảng e-commerce Magento nhé.

QUẢN LÝ TRẢ HÀNG TRONG NỀN TẢNG E-COMMERCE

RMA là gì?

Một hệ thống xử lý trả hàng (RMA) sẽ đảm đương nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng đổi trả một mặt hàng thay thế hoặc hoàn lại tiền một cách hoàn chỉnh và Magento cung cấp chức năng này hoàn chỉnh trong phiên bản trả phí Magento Commerce.

Thông thường, khách hàng sẽ liên hệ với người bán để yêu cầu đổi trả hàng. Nếu yêu cầu được phê duyệt, hệ thống RMA sẽ khởi tạo một yêu cầu để xác định sản phẩm khách hàng yêu cầu đổi trả. Bạn có thể cấu hình để khách hàng có thể trả tất cả sản phẩm hay chỉ cho phép đổi trả một số sản phẩm nhất định.

RMA có thể áp dụng với các sản phẩm Simple, Grouped, Configurable và Bundle Product. Tuy nhiên nó ko áp dụng với Vitual Products, Downloadable Products, Gift Cards.

Màn hình danh sách quản lý trả hàng – RMA

Thông tin các column trong bảng

Quy trình xử lý trả hàng – RMA

Quy trình xử lý trả hàng mặc định của Magento được xử lý trong 3 bước:

1. Nhận yêu cầu đổi trả: Nếu bạn bật chức năng cho khách hàng đổi trả ngoài giao diện người sử dụng thì cả khách hàng member và guest đều có thể yêu cầu đổi trả hàng. Người quản trị Admin luôn có thể tạo một yêu cầu đổi trả trong Admin site.
2. Xử lý yêu cầu: Tại đây, yêu cầu xử lý của khách hàng sẽ được kiểm tra và phê duyệt, trong quá trình xử lý, khách hàng có thể cân nhắc lại yêu cầu, có thể đổi trả 1 phần đơn hàng, toàn bộ đơn hay hủy yêu cầu.
3. Người bán nhận hàng và tiến hành đổi hàng: Flow chart dưới đây miêu tả quy trình đổi trả hàng cho đến khi hoàn thành.

Các trạng thái RMA

Danh sách dưới đây sẽ liệt kê các trạng thái mà yêu cầu đổi trả của bạn hoặc nhà bán có thể đưa ra trong quá trình xử lý.

Hướng dẫn tạo một RMA request trong Admin

Nhà bán có thể hỗ trợ khách hàng tạo một yêu cầu đổi trả từ trong trang quản trị Admin. Customer cũng có thể tự tạo yêu cầu đổi trả từ ngoài giao diện người dùng.

Hướng dẫn này chỉ dành cho các website sử dụng phiên bản trả phí Magento Commerce.

1. Sau khi truy cập Admin, đi đến menu Sales -> Returns
2. Click New Return Request
3. Yêu cầu đổi trả chỉ thực thi với các đơn đã hoàn thành, order status là completed
4. Dưới mục Return Information, chọn tab Return Items 
5. Để chọn sản phẩm trả, click Add Items
6. Click vào checkbox, chọn sản phẩm bạn muốn đổi trả rồi chọn Add Selected Product to returns
7. Điền thông tin số lượng trả Requested, lý do trả hàng (Return Reason), tình trạng sản phẩm (Item Condition), yêu cầu mong muốn (Resolution)
8. Sau khi đã điền đủ thông tin thì click Submit Returns

Hướng dẫn setting

Bật RMA cho storefont

1. Vào Admin, Chọn Stores -> Settings -> Configuration
2. Trong phần sidebar, chọn Sales -> Sales
3. Click mở rộng group RMA Settings 
4. Enable các tính năng mà bạn cần

Không cho một sản phẩm cụ thể được đổi trả hàng

Nếu bạn cho phép RMA ngoài giao diện người dùng đồng nghĩa khách hàng có thể thực hiện yêu cầu trả hàng, nhưng bạn có một số sản phẩm không cho phép đổi trả, vậy chúng ta sẽ cần sửa một số setting cho sản phẩm cụ thể đó. Hãy làm như sau:

1. Vào Admin, mở sản phẩm cụ thể bạn muốn chặn trong Admin -> Catalog -> Products
2. Chọn section Autosettings
3. Bỏ chọn Use Config Setting nếu cần
4. Gạt toggle Enable RMA sang No
5. Click Save

Returns attribute

Return Attributes được sử dụng để lưu các thông tin cần thiết dọc tiến trình xử lý đơn đổi trả hàng. Magento mặc định đã bao gồm 3 mục lý do trả hàng (Return Reason), tình trạng sản phẩm (Item Condition), yêu cầu mong muốn (Resolution). Bạn có thể tạo thêm các attributes nếu cần.

1. Vào Admin, truy cập Stores -> Attributes -> Returns
2. Góc bên phải, chọn Add New Attributes
3. Điền các thông tin theo yêu

Giao diện trả hàng của người dùng

Khách hàng có thể tạo yêu cầu trả hàng từ trang web qua link Orders and Returns ở dưới footer của site.

Tất cả khách hàng có thể kiểm tra tình trạng thông tin yêu cầu trả hàng trong phần quản lý My Account, tab My Returns.

Các bước tạo yêu cầu đổi trả từ khách hàng

1. Dưới footer, chọn Orders and Returns
2. Nhập thông tin cần thiết như mã đơn hàng, billing lastname, email rồi nhấn Continue
3. Click Return dưới order date
4. Chọn sản phẩm cần trả, số lượng trả, thông tin và tình trạng sản phẩm
5. Click Submit

Tổng kết

Vậy là chúng ta đã đi khám phá rất chi tiết hệ thống quản lý trả hàng mà Magento đã xây dựng. Bạn nghĩ sao và liệu nó đã đáp ứng được nhu cầu về quy trình xử lý đơn hàng hoàn trả của bạn không. Nếu bạn có bất kì yêu cầu nào mới cần phát triển hay cần tư vấn xây dựng một website thương mại điện tử, đừng ngại ngần hãy liên hệ với chúng tôi để khám phá điều mà các Dịch vụ Giải Pháp TMĐT và Dịch vụ Phát triển có thể mang lại cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn.